Informationen zu Datenverarbeitung und Datenschutz für Beschäftigte

Dieses Dokument soll Sie möglichst umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht informieren.

Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und wer ist mein Ansprechpartner?

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung ist (je nachdem, bei welcher Gesellschaft Sie sich beworben haben, eingestellt werden oder wurden):

flatex AG
Rotfederring 7
60327 Frankfurt am Main
Telefon: +49 (0) 69 450001 0
Fax: +49 (0) 69 450001 1098
www.flatex.com

oder

flatex Bank AG
Rotfederring 7
60327 Frankfurt am Main
Telefon: +49 (0) 69 5060419 10
Fax: +49 (0) 69 5060419 19
www.flatex-bank.com

E-Mail: personalwesen[at]flatex.com

Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter für beide Gesellschaften ist zu erreichen unter:

flatex AG
Sebastian von Kracht
Rotfederring 7
60327 Frankfurt am Main
Telefon: +49 (0) 69 - 450001 4190
datenschutz[at]flatex.com

Woher bekommen wir Ihre Daten?

Die Personalabteilung erhält personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren und im Beschäftigungsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber als Verantwortlichem und dem Mitarbeiter.

Bewerberdaten erhalten wir entweder über Headhunter oder vom Bewerber direkt.

Erfolgt die Einstellung eines Bewerbers, werden die Bewerbungsunterlagen in die Personalmappe mit aufgenommen. Weitergehende Mitarbeiterdaten erfassen wir durch das Stammdatenblatt, welches alle Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn bei der Personalabteilung einreichen müssen.

Bei Neueintritt eines Mitarbeiters müssen zusätzlich folgende weitere Unterlagen eingereicht werden:

  • Mitgliedsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse/Nachweis der privaten Krankenkasse
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Sozialversicherungsausweis
  • Nachweis Versorgungswerk (sofern anwendbar)

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Europäischen DatenschutzGrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung und anderen einschlägigen Rechtsvorschriften:

Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG)

Die Datenerhebung und Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Abrechnung, zur verpflichtenden Weitergabe an öffentlich-rechtliche Institutionen (Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Regierungspräsidium etc.) sowie die Bearbeitung der betrieblichen Altersvorsorge und interner Anforderungen (Compliance/IT). Im Übrigen werden Daten zu internen Auswertungen herangezogen – diese erfolgen anonymisiert. Die Mitarbeiterdaten werden in SAP gepflegt sowie an unseren externen Abrechner SMC (Schiff Martini & Cie. GmbH) weitergegeben.

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

  • Arbeitsamt, Berufsgenossenschaft, Krankenkassen etc.
  • Statistiken

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist diese auch die Rechtsgrundlage dafür. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die Sie uns vor der Anwendung der DSGVO, d.h. vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs.1 c DSGVO), öffentliches Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Wir haben als Unternehmen (Arbeitgeber) diverse rechtliche Verpflichtungen zur erfüllen, u.a. spezielle gesetzliche Anforderungen für Kreditinstitute und deren Dienstleister wie das Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze sowie bankaufsichtsrechtliche Vorgaben z.B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Bankenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

Aufgrund der bestehenden Verpflichtungen, speziell aus § 6 Abs. 2 Nr. 5 GWG (Überprüfung der Mitarbeiter auf ihre Zuverlässigkeit) fordern wir das polizeiliche Führungszeugnis bei den Mitarbeitern vor Arbeitsaufnahme an. Die Verpflichtung, diese Maßnahme gruppenweit durchzuführen, ergibt sich aus § 9 Abs. 1 Nr. 1 GWG.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten alle Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies können Unternehmen in den Bereichen Gehaltsabrechnung, sowie öffentlich-rechtliche Einrichtungen sein.

Als Empfänger personenbezogener Daten kommen beispielsweise in Frage:

  • Schiff Martini & Cie. GmbH
    Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft
    De-Saint-Exupéry-Straße 8
    (Condor Platz)
    D-60549 Frankfurt am Main
  • Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Versicherungen etc.

Weitere Datenempfänger kommen in Betracht, falls Sie uns hierfür eine Einwilligung oder einen ausdrücklichen Auftrag zur Datenübermittlung erteilt haben. 

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

  • dies für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist, beispielsweise zum Zweck der Durchführung von Dienstreisen in ein solches Land (Hotel- und sonstige Reisebuchungen)
  • Sie uns Ihre Einwilligung oder einen ausdrücklichen Auftrag erteilt haben.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten, solange es für die genannten Zwecke, insbesondere die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, eine weitere Speicherung und ggf. Verarbeitung ist erforderlich zu folgende Zwecken:

  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, u.a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Kreditwesengesetz (KWG), dem Geldwäschegesetz (GwG)). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen derzeit zwei bis zehn Jahre, wobei hier jeweils die längste Frist zur Anwendung kommen muss.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Daten von Bewerbern, mit denen kein Arbeitsverhältnis oder ein anderes Vertragsverhältnis (z.B. Praktikum) eingegangen wird, werden 6 Monate nach der diesbezüglichen Entscheidung gelöscht. Eingereichte Unterlagen werden, soweit sie nicht an den Bewerber zurückgegeben werden, nach dieser Frist datenschutzgerecht vernichtet. 

Welches sind meine Rechte im Hinblick auf Datenschutz?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO), auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO), auf Löschung (Artikel 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO), auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die Sie uns vor der Anwendung der Datenschutzgrundverordnung, d.h. vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf lediglich für die Zukunft wirkt, vor dem Widerruf durchgeführte Verarbeitungen sind davon nicht betroffen.

Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Wenn Sie ein Arbeitsverhältnis mit uns eingehen wollen, benötigen wir zu ihrer Begründung und Durchführung und zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Daten von Ihnen. Falls Sie uns diese nicht zur Verfügung stellen, wird es uns nicht möglich und/oder nicht erlaubt sein, ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen aufzunehmen.

Die Personalabteilung benötigten die Daten zur Abrechnung des Arbeitsverhältnisses. Neben der Gehaltsabrechnung muss die Personalabteilung Mitarbeiterdaten an öffentlich-rechtliche Einrichtungen zwingend weitergeben.

In wieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Aufnahme und Durchführung der Arbeitsverhältnisse nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren künftig einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren. 

Findet „Profiling“ statt?

Wir verarbeiten derzeit Ihre Daten NICHT automatisiert im Sinne eines Profilings.

Sollte dies künftig erforderlich werden, um unseren Verpflichtungen aus dem Kreditwesengesetz und Geldwäschegesetz nachzukommen (Geldwäsche- und Betrugsprävention und -bekämpfung), werden wir Sie darüber informieren.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies umfasst auch für das Profiling, soweit es sich auf eine solche Direktwerbung bezieht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht bzw. nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.